# &korganizer; handleiding: Groepsplanning

## Inleiding

Sinds versie 3.0 van &korganizer; wordt het delen van afspraken binnen een groep ondersteund. Dit betekent dat u zelf evenementen en bijeenkomsten kunt organiseren voor een groep. Het delen van een kalender met een groep gebruikt een rechtstreekse verbinding tussen twee computers, met e-mail als medium om te communiceren.

Indien u bijvoorbeeld een evenement wilt organiseren, creëert u zoals gebruikelijk een evenement in &korganizer;. Bij het evenement kunt u de deelnemers selecteren uit het &kde;-adresboek. U kunt dit doen door de adressen te selecteren uit het daarvoor bedoelde venster in &korganizer; of door het adres vanuit het &kaddressbook; naar het evenement te slepen. Klik vervolgens op Verzoeken op de werkbalk en het evenement zal automatisch per e-mail naar alle deelnemers worden verstuurd. De deelnemers ontvangen een e-mail met alle relevante informatie over het evenement en, wanneer zij dit zo hebben ingesteld in &kmail;, het evenement wordt automatisch in hun &korganizer; geplaatst. Zij kunnen op het voorstel reageren door de afspraak te accepteren, te weigeren of door een tegenvoorstel te doen. Alle informatie wordt dan weer via e-mail naar de organisator van het evenement gestuurd en de gegevens van het evenement worden automatisch bijgewerkt met de binnengekomen gegevens.

Nog een voorbeeld: stel, u speelt in een band en zo af en toe wordt er een concert georganiseerd. Om uw fans op de hoogte te brengen van de concerten gebruikt u een discussielijst. Indien u &korganizer; gebruikt om de concerten te organiseren, kunt u op het pictogram Publiceren op de werkbalk klikken , vervolgens het e-mailadres van de discussielijst opgeven en de gegevens van het evenement worden naar de discussielijst gestuurd. De ontvangers die ook &korganizer; gebruiken, krijgen vervolgens de concerten automatisch in hun kalender te zien.

Uiteraard hebt u volledige controle over welke gegevens er daadwerkelijk in uw agenda worden geplaatst. U kunt eeenvoudig voorkomen dat er gegevens in uw kalender verschijnen door de e-mail te weigeren die niet voor u bedoeld is of waarin u niet geïnteresseerd bent.

Groepsplanning gebruikt open standaarden: iTIP (RFC 2446) en iMIP (RFC 2447). Deze standaarden zijn gebaseerd op iCalendar, het onderliggende bestandsformaat van &korganizer;. Doordat deze standaarden gebruikt worden is het mogelijk om gegevens uit te wisselen tussen gebruikers van toepassingen die deze standaard ondersteunen, zoals Evolution en Outlook.

## &korganizer; instellen voor groepsplanning

In het dialoogvenster "Instellingen" van &korganizer; zijn er twee tabbladen die van belang zijn voor de groepsplanning. Alleereerst kunt u uw naam, e-mailadres en e-mailprogramma instellen.

&korganizer; instellen

Op het tabblad Groepsplanning kunt u aangeven wat er met de e-mailberichten van de planner gedaan moet worden. U kunt instellen dat de berichten Onmiddellijk verstuurd mogen worden of eerst in het postvak uit geplaatstmoeten worden. Wij adviseren om Onmiddellijk verstuurd te gebruiken als u een vaste internetverbinding hebt en geplaatst in postvak uit als u een inbelverbinding gebruikt.

Geplaatst in postvak uit heeft als voordeel dat u de berichten kunt controleren voordat ze verzonden worden. In het veld Additionele e-mailadressen kunt u al uw e-mailadressen opgeven die u gebruikt (inclusief e-mailadressen die alleen maar doorgestuurd worden naar andere e-mailadressen). Indien u maar één e-mailadres gebruikt, dat al vermeld staat op het tabblad Persoonlijk, kunt u dit veld leeg laten.

&korganizer; instellen

De laatste stap voor het instellen van de groepsplanning in &korganizer; is het aanmaken van een filter in uw e-mailtoepassing. Het filter moet elke e-mail doorsluizen via een script genaamd korganizerIn. Dit script wordt standaard met &korganizer; meegeleverd en kan in dezelfde map als de &korganizer;-toepassing (bijv.: `/opt/kde3/bin`) gevonden worden. Op onderstaande schermafdruk ziet u een voorbeeld van de instellingen van &kde;'s e-mailtoepassing &kmail;.

&kmail;-filter

## Een evenement organiseren, voorbeeld nummer 1

Om een evenement voor een groep te organiseren, creëert u een normaal evenement en voegt u alle deelnemers toe op het tabblad "Deelnemers". De gemakkelijkste manier om een deelnemer toe te voegen is door op de knop "Adresboek" te klikken en de deelnemer uit het &kde; adresboek (&kaddressbook;) te selecteren.

Functie beschrijft de functie van de deelnemer op het evenement, bijvoorbeeld Deelnemer of Leider. Status maakt duidelijk of een deelnemer de deelname heeft geaccepteerd of geweigerd. Weeg zorgvuldig deze instellingen af. Activeer Antwoord aanvragen indien u wilt dat de deelnemer op uw verzoek antwoordt.

Deelnemer aan evenement

Wanneer u het nieuwe evenement hebt toegevoegd, ziet u bij het evenement een "Tux" (zie het evenement Meeting in het midden van onderstaande schermafdruk). Dit pictogram geeft aan dat u de organisator van het groepsevenement bent.

het pictogram "Organisator"

Om een evenement te publiceren, klikt u op het evenement om het te selecteren en kiest u vervolgens Publiceren... in het menu Plannen. Uw e-mailprograma zal gestart worden en de informatie van het evenement zal in een nieuw op te stellen bericht ingevuld worden. U hoeft alleen de e-mailadressen in te vullen van de mensen die op de hoogte gebracht moeten worden van het evenement. Nadat u op OK geklikt hebt, zal het evenement rechtstreeks naar de opgegeven e-mailadressen verzonden worden of -afhankelijk van de instellingen- in Postvak uit geplaatst worden.

Evenement publiceren

De tweede methode om een evenement te publiceren is het sturen van Verzoeken naar de deelnemers met daarbij de vraag om te antwoorden. De ontvangers van het bericht kunnen het verzoek tot deelname aan het evenement accepteren of weigeren. Om het evenement op deze wijze te publiceren selecteert u het evenement (u moet daarvan wel de organisator zijn) en vervolgens kiest u Verzoeken in het menu Plannen.

Wanneer &korganizer; ingsteld is om Postvak uit te gebruiken, kunt u het te versturen evenement zien door Uitgaande berichten in het menu Plannen te kiezen. Berichten verzenden in het Postvak uit verstuurt alle berichten die zich daar bevinden. U kunt de berichten eventueel verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken.

Het "Postvak uit"

Dubbelklikken op het evenement toont de details:

Details van het evenement

## Een evenement organiseren, voorbeeld nummer 2

Nadat u het evenement gepubliceerd hebt, ontvangt u na verloop van tijd een bericht terug van de deelnemers die u in voorbeeld nummer 1 hebt uitgenodigd. Open het Postvak in door Inkomende berichten in het menu Plannen te kiezen. Om er zeker van te zijn dat u alle inkomende berichten ziet, kunt u op de knop Berichten ophalen klikken.

Het "Postvak in"

Er zijn vier typen inkomende berichten: Antwoord, Tegenvoorstel, Verzoek en Publiceren. Indien een bericht voor u niet interessant is, kunt u het weigeren door op de knop Verwerpen te klikken. Door op de knop Accepteren bij het type Antwoord te klikken wordt het evenement in uw kalender bijgewerkt.

Het "Postvak in"

Door op Accepteren bij het type Tegenvoorstel te klikken verschijnt er een dialoogvenster met daarin het tegenvoorstel van de deelnemer. Indien u dat accepteert, zal het evenement worden bijgewerkt en naar alle deelnemers worden verstuurd. Indien u het weigert, blijft het evenement ongewijzigd.

Het dialoogvenster "Tegenvoorstel"

## Een deelnemer zijn

Indien een nieuw evenement binnenkomt (type Verzoek of Publiceren), kunt u het toevoegen aan uw kalender door op de knop Accepteren te klikken. Indien het evenement verstuurd is via Publiceren hoeft u verder niets meer te doen.

Het "Postvak in"

Indien het inkomende bericht van het type Verzoek was, heeft het evenement rechtsonder een pictogram. Dit pictogram geeft aan dat u een Antwoord zou moeten versturen aan de organisator.

Het pictogram "Antwoord"

Om alle evenementen te zien die een antwoord behoeven, kunt u de weergave Wat komt er nu gebruiken.

Wat komt er nu

Voordat u een antwoord stuurt, is het verstandig om uw gegevens op het tabblad deelnemers bij te werken:

Het tabblad "Deelnemers"

Wanneer u dit gedaan hebt, zal bij het evenement een pictogram met drie "Tuxen" verschijnen om aan te geven dat u deelnemer van het evenement bent. Nu moet de organisator het alleen nog weten. U selecteert het evenement door erop te klikken. Kies vervolgens Beantwoorden in het menu Plannen.

Indien u een tegenvoorstel wilt versturen, verplaatst u het evenement naar de door u gewenste datum en tijd en kiest u Tegenvoorstel in het menu Plannen.

Het pictogram "Tegenvoorstel"

Een andere mogelijkheid om te Beantwoorden is om niet eerst uw gegevens in het tabblad "Deelnemers" van het evenement te wijzigen, maar door Beantwoorden te kiezen en het dialoogvenster Beantwoorden te gebruiken waarin uw gegevens automatisch worden bijwerkt.

Het dialoogvenster "Beantwoorden"

Indien u gebruik maakt van het Postvak uit, kunt u het zojuist opgestelde antwoordbericht vinden in uw Postvak uit...

Het "Postvak uit"

... en de details bekijken door erop te dubbelklikken:

Details van het evenement

## Dankbetuigingen en licentie

Met dank aan:

Originele auteur

- Günter Schwann vogel@sbox.tugraz.at

Aanvullende teksten

- Cornelius Schumacher schumacher@kde.org

Aanvullende teksten

- Klaus Stärk staerk@kde.org

Conversie naar DocBook

- Eric Bischoff e.bischoff@noos.fr

&meld.fouten;&vertaling.tom;&nagelezen.natalie; &underFDL;