# Fusió per correspondència

&kword; te l'habilitat d'usar dades des d'una base de dades externa (o interna) per a personalitzar els vostres documents per a membres/clients/amics individuals.

Aquesta secció del manual cobrirà tots els aspectes de creació, fusionat i impressió de documents que són específics de &kword;. Aquest manual no cobrirà:

- Crear una base de dades externa.

- Qüestions de seguretat relatives a les bases de dades.

- Instruccions detallades sobre SQL. S'assumeix que teniu alguns coneixements de SQL si esteu usant bases de dades per a la vostra font de dades.

- Accedir a la xarxa o a Internet.

Per a respostes a aquestes qüestions, està disponible una altra documentació a la Internet que és específica per al programari que heu escollit.

Podeu obtenir les dades per a la fusió per correspondència des d'un cert nombre de fonts:

- Si voleu usar una base de dades SQL externa, feu clic aquí per a les instruccions.

- Si voleu usar un fitxer de &kspread; per a les dades, feu clic aquí.

- Si voleu usar la informació des de la llibreta d'adreces de &kde;, feu clic aquí.

- Si voleu usar la base de dades interna de &kword;, feu clic aquí.

## Usar una base de dades SQL externa com a una font de dades

&kword; te la capacitat d'usar alguns dels sistemes de base de dades més populars de codi lliure com a font de dades per als vostres documents personalitzats.

Per accedir a una base de dades externa que usi SQL, la vostra màquina ha de tenir el mòdul de base de dades adequat compilat en la vostra còpia de QT.

Per a més informació, mireu la secció instal·lació d'aquesta documentació.

La base de dades es pot localitzar sobre la mateixa màquina que &kword;, o sobre qualsevol ordinador que sigui accessible a través de la vostra xarxa o la Internet.

Per a usar la base de dades, haureu de conèixer la següent informació:

- Nom de la base de dades

- Nom de la màquina/adreça IP de l'ordinador en el que es localitza la base de dades

- L'adreça del port de l'ordinador especificat que garanteix l'accés SQL

- Un nom d'usuari vàlid per a la base de dades

- Una contrasenya vàlida per al nom d'usuari

Si teniu tota aquesta informació a les vostres mans, ja esteu llest per a procedir.

Usar una base de dades externa per a crear documents personalitzats és un procés de tres passes:

1. Connectar a la base de dades i seleccionar la vostra consulta.

2. Inserir els camps de fusionat per a dir-li a &kword; a on inserir la informació de la base de dades.

3. Imprimir els documents personalitzats.

### Localitzar la base de dades i fer una consulta per a obtenir els registres

Per a començar, seleccioneu Eines Configura la fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una caixa de diàleg.

Feu clic sobre Obre existent... Apareixerà una altra petita caixa de diàleg.

Seleccioneu Font QT-SQL i feu clic sobre Bé. Apareixerà una nova caixa de diàleg.

Introduïu la &URL; o adreça IP de l'ordinador que allotja la base de dades en la caixa de text anomenada Nom de la màquina:.

Seleccioneu el controlador anomenat QMYSQL3 des de la llista desplegable anomenada Controlador:.

Introduïu el nom de la base de dades en el camp de text anomenat Nom de la base de dades: i un nom d'usuari en la caixa de text anomenada Nom d'usuari:.

Si s'accedeix a la base de dades a través d'un altra port al per omissió, introduïu aquest número de port en la caixa de text anomenada Port:.

Si aneu a usar aquesta base de dades més vegades, podeu fer clic sobre el botó anomenat Mantenir la configuració... &kword; us demanarà un nom descriptiu.

Quan vulgueu restaurar aquestes preferències en futures sessions, simplement seleccione el nom descriptiu des de la llista desplegable en la part superior esquerra de la caixa de diàleg.

Quan tota la informació sigui correcta, feu clic a Bé. &kword; us demanarà una contrasenya per a aquesta base de dades. Introduïu la contrasenya en la caixa de text i feu clic a Bé.

&kword; us demanarà si voleu substituir la font de dades actual per la font que heu seleccionat. Feu clic a Sí.

Ara esteu connectat a la base de dades. Necessitareu seleccionar les dades des de la base de dades. Tornarà a aparèixer aquesta caixa de diàleg.

Feu clic sobre Edita actual... Apareixerà un altra diàleg.

Aquest diàleg està dissenyat per ajudar-vos a introduir i provar la vostra consulta en la base de dades. El diàleg es divideix en tres seccions: Informació de la base de dades, Informació de consulta i Línia de consulta.

La secció Informació de la base de dades s'anomena Informació, i consisteix de dues caixes de selecció. La de l'esquerra (Taules disponibles:) us dona una llista de totes les taules disponibles en la base de dades actual. Seleccioneu la taula desitjada des de la llista fent clic sobre el nom de la taula amb el &BER;. En la de la dreta apareixerà una llista de tots els camps disponibles per a aquesta taula.

La línia de consulta és una caixa de text localitzada a prop de la part inferior del diàleg anomenat Consulta:. Simplement, escriviu la vostra consulta SQL en aquesta caixa de text i feu clic a Executa. &kword; realitzarà la consulta a la base de dades i retornarà la consulta especificada en format tabular en la caixa Resultat de la consulta. La podeu alterar o editar sobre la línia de consulta i cada vegada que feu clic a Executa apareixeran els resultats de la nova consulta.

&kword; no limita les vostres cadenes de consulta. Poden ser simples i directes:

`select * from Clients`

O consultes complexes que impliquen múltiples taules:

`select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=Clients.FirstName and data.LastName=Clients.LastName`

Fent clic a Configura se us permetrà accedir a una base de dades diferent.

Quan tingueu la consulta correcta en la caixa de text Consulta:, feu clic a Bé per a seleccionar aquesta consulta.

Això us retornarà a la caixa de diàleg principal de fusió per correspondència.

Fer clic a Tanca.

Ara que heu seleccionat la vostra consulta de dades, és hora d'inserir els camps de fusió en el document. Feu clic aquí per a continuar.

## Usar un fitxer de &kspread; com a una font de dades

&kword; pot usar dades en un document de &kspread; per a personalitzar documents.

Per a usar aquestes dades, tan sols necessiteu conèixer la localització del document de &kspread; i el número del full (pàgina) en el que estan localitzades les dades.

Usar un document de &kspread; per a crear documents personalitzats és un procés de tres passes:

1. Seleccionar el fitxer en el que estan localitzades les dades.

2. Inseriu els camps de fusió per a dir-li a &kword; a on inserir la informació de la base de dades.

3. Imprimir els documents personalitzats.

### Seleccionar el fitxer que conté les dades.

Per a començar, seleccioneu Eines Configura la fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una caixa de diàleg.

Feu clic sobre Obre existent... Apareixerà una altra petita caixa de diàleg.

Seleccionar Font de taula de &kspread; des de la llista desplegable anomenada Recursos disponibles: i feu clic a Bé. Apareixerà una nova caixa de diàleg.

Introduïu la &URL; o el nom de fitxer del document de &kspread; en la caixa de text anomenada URL:. Podeu escriure el nom del fitxer directament en la caixa de text o fent clic sobre el botó de la carpeta blava i usant el diàleg de selecció de fitxers per a seleccionar el fitxer de &kspread;.

Una vegada seleccionat el document de &kspread;, la llista desplegable anomenada Número de pàgina: es mostra en totes les pàgines o fulls de dades disponibles en el document de &kspread;. Seleccioneu la pàgina (o el full de dades) que conté les dades per a la fusió per correspondència.

Quan tota la informació sigui correcta, feu clic a Bé. &kword; us demanarà si voleu substituir la font de dades actual. Feu clic a Sí per a continuar.

Tornareu a veure la caixa de diàleg principal de la fusió per correspondència.

Fer clic a Tanca.

Ara que heu seleccionat la vostra consulta de dades, és hora d'inserir els camps de fusió en el document. Feu clic aquí per a continuar.

## Usar com a una font de dades la Llibreta d'adreces de &kde;

&kword; pot usar dades en la llibreta d'adreces per a personalitzar documents.

Usar les entrades en la llibreta d'adreces per a crear documents personalitzats és un procés de tres passes:

1. Seleccionar la gent que voleu incloure en la fusió per correspondència.

2. Inseriu els camps de fusió per a dir-li a &kword; a on inserir la informació de la base de dades.

3. Imprimir els documents personalitzats.

### Seleccionar les persones que voleu incloure

Per a començar, seleccioneu Eines Configura la fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una caixa de diàleg.

Feu clic sobre Obre existent... Apareixerà una altra petita caixa de diàleg.

Seleccioneu Connector de llibreta d'adreces &kde; des de la llista desplegable anomenada Recursos disponibles: i feu clic sobre Bé. Apareixerà una nova caixa de diàleg.

El diàleg consisteix de dues llistes de selecció anomenades Libreta d'adreces i Adreces seleccionades. En moure les entrades des de la llibreta d'adreces a la caixa de llista Adreces seleccionades, aquestes seran incloses en el fusionat al vostre document.

Per afegir una entrada, seleccioneu-la en la caixa en llista de l'esquerra fent clic amb el &BER;. Després feu clic a Afegeix.

Per eliminar una entrada, seleccioneu-la en la caixa en llista de la dreta fent clic amb el &BER;. Després, feu clic a Elimina.

Podeu localitzar entrades més ràpidament si introduïu les 2 o 3 primeres lletres del nom en la caixa de text anomenada Filtra segons:

Podeu carregar l'aplicació de llibreta d'adreces fent clic al botó Llibreta d'adreces...

També podeu desar una llista de distribució usant el botó Desa com a llista de distribució... Si voleu més informació sobre llistes de distribució podeu veure la documentació de la llibreta d'adreces de &kde;.

Una vegada seleccionades totes les entrades i les llistes de distribució que voleu, feu clic a Bé. &kword; us demanarà si voleu substituir la font de dades actual. Feu clic a Sí per a continuar.

Tornareu a veure la caixa de diàleg principal de la fusió per correspondència.

Fer clic a Tanca.

Ara que heu seleccionat la vostra consulta de dades, és hora d'inserir els camps de fusió en el document. Feu clic aquí per a continuar.

## Usar una representació interna de les dades tabulars per a crear documents

Per a conjunts de dades petits, o quan no tingueu una base de dades amb les dades a fusionar, &kword; us ofereix la possibilitat d'introduir les dades directament en &kword; en forma tabular. Aquesta estructura de dades internes es pot usar per a crear documents amb aquestes dades inserides a localitzacions predefinides.

Usar una representació interna de les dades per a crear documents personalitzats és un procés de tres passes:

1. Introduir les dades en &kword;.

2. Inseriu els camps de fusió per a dir-li a &kword; a on inserir la informació de la base de dades.

3. Imprimir els documents personalitzats.

Després d'haver creat una vegada les dades, podeu tornar enrere i canviar les dades que us calguin, i produir un altra conjunt de documents personalitzats des d'aquestes dades.

### Introduir les dades

Per a començar, seleccioneu Eines Configura la fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una caixa de diàleg.

Feu clic sobre Crea nou.... Apareixerà un altra petit diàleg.

Actualment tan sols hi ha una opció en aquesta caixa de diàleg Emmagatzemament intern. Feu clic sobre Bé. Apareixerà una nova caixa de diàleg.

Aquesta és una targeta de registre per a crear els vostres fitxers de dades tabulars. Al llarg de la part superior hi ha una barra d'eines i la part principal del diàleg és l'espai per a mantenir els vostres parells d'entrades/dades.

#### Definir l'estructura de la vostra taula de dades

Primer, necessitarem afegir una o més entrades (fusionar camps). Això s'aconsegueix fent clic en el botó (Afegeix entrada) (tercer botó des de la dreta de la barra d'eines). Apareixerà una petita caixa de diàleg. Escriviu un nom descriptiu de la vostra entrada en la caixa de diàleg (Nom, Adreça, Balanç deute, &etc;).

Això es per al nom de l'entrada, no les dades que contenen l'entrada.

Feu clic a Bé, i l'entrada serà afegida a la targeta.

Repetiu aquest procés fins que totes les entrades necessàries estiguin visibles en aquesta primera targeta.

Si voleu eliminar una entrada, simplement feu clic una vegada sobre el nom de l'entrada amb el &BER; i seleccioneu (Elimina l'entrada).

Assegureu-vos que heu seleccionat el nom d'entrada correcte. Una vegada us digui &kword; eliminar l'entrada, l'entrada i totes les dades d'aquestes entrades seran eliminades immediatament. No se us indicarà l'opció per aturar o tornar enrere en el procés una vegada començat.

#### Introduir les dades en la taula

Ara que l'estructura de les dades ja està definida, podeu introduir les dades a les vostres entrades.

A la part superior de la caixa de diàleg hi ha 4 botons envoltant a una caixa incremental. Aquesta caixa incremental us dona el número de registre actual. Tots els registres s'enumeren en l'ordre en el que són afegits, començant pel número 1. Podeu usar la caixa incremental per anar directament al registre desitjat o podeu usar les fletxes per a moure-us gràficament a través de la llista de registres.

Botó | Acció
| Moure directament al registre ú
| Moure un registre enrere
| Moure un registre endavant
| Moure a l'últim registre en la base de dades

Per a introduir les dades, simplement situeu el cursor en la caixa de text a la dreta del nom de l'entrada i escriviu-hi les dades. (&kword; usa Sense valor com a valor per omissió per a totes les entrades en els nous registres).

Per afegir un registre, feu clic al botó .

Per eliminar un registre, feu clic al botó .

Tingueu cura quan elimineu els registres. Una vegada eliminat, el registre no es podrà recuperar.

Continueu introduint dades fins que el vostre conjunt de dades estigui complet.

Després que el vostre conjunt de dades estigui complet, feu clic a Bé per a desar els canvis al vostre conjunt de dades. Això farà aparèixer el diàleg principal de fusionat per correspondència:

Feu clic a Tanca. Ara és hora d'inserir els camps de fusionat en el document.

### Inserir els camps de fusionat en el document

Ara que &kword; coneix les entrades disponibles en la vostra font de dades, podeu inserir els camps de fusionat en el vostre document.

Un camp de fusionat és un marcador de posició dintre del document. Aquest marcador de posició serà substituït en cada document personalitzat amb el valor de l'entrada per a aquest registre individual.

#### Inserir un camp de fusionat

Per a inserir un camp de fusionat, situeu el cursor al lloc desitjat en el document. Seleccioneu Insereix Variable Fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una llista de les entrades disponibles. Seleccioneu l'entrada desitjada i feu clic a Bé.

El camp de fusionat s'insereix a la localització actual del cursor. El camp de fusionat està envoltat per parèntesis.

Podeu situar el cursor en una nova localització en el document i inserir un altra marcador de posició. Una vegada inserides les reserves de lloc, podeu procedir a imprimir el vostre document.

#### Eliminar un camp de fusionat

Podeu eliminar un camp de fusionat de dues maneres.

- Situeu el cursor al final del camp de fusionat, i premeu la tecla &Retro;.

- Situeu el cursor al començament del camp de fusionat, i premeu la tecla Supr.

### Vista prèvia i imprimir el document fusionat

Una vegada inserits tots els camps de fusionat que voleu, esteu llest per a fer la vista prèvia i imprimir els documents personalitzats.

#### Vista prèvia dels vostres documents abans d'imprimir

Per a iniciar la vista prèvia del vostre document seleccioneu Eines Configura la fusió per correspondència... des de la barra de menú. Apareixerà una caixa de diàleg.

Feu clic a Vista prèvia... Podreu veure la sortida final dels vostres documents personalitzats abans d'imprimir.

#### Imprimir els vostres documents personalitzats

Imprimiu els documents personalitzats usant els mateixos mètodes que useu per a imprimir els documents tradicionals. Per a més informació sobre la impressió mireu la secció Imprimir un document.