# Juntar um E-mail

O &kword; tem a capacidade de usar os dados de uma base de dados externa (ou interna) para personalizar os seus documentos para alguns membros/clientes/amigos individuais.

Esta secção do manual irá cobrir todos os aspectos de criar, juntar e imprimir documentos que sejam específicos do &kword;. Este manual não irá cobrir:

- A criação de uma base de dados externa.

- As questões de segurança para as bases de dados.

- Instruções detalhadas de SQL. Assume-se que você já tem algum conhecimento de SQL se for usar uma base de dados em SQL para a sua fonte de dados.

- Aceder à rede ou à Internet.

Para as respostas a estas perguntas, existe outra documentação disponível na Internet que é específica para as aplicações que escolheu.

Poderá obter os seus dados de junção de e-mail a partir de um conjunto de fontes:

- Se quiser usar a base de dados SQL externa, carregue aqui para mais instruções.

- Se quiser usar um ficheiro do &kspread; para os seus dados, carregue aqui.

- Se quiser usar a informação do seu Livro de Endereços do &kde;, carregue aqui.

- Se quiser usar a base de dados interna do &kword;, carregue aqui.

## Usar uma base de dados SQL externa como fonte de dados

O &kword; tem a capacidade de usar várias das bases de dados mais conhecidas como fonte de dados para os documentos personalizados.

Para poder aceder a uma base de dados externa com o SQL, a sua máquina precisa de ter o módulo de base de dados apropriado compilado na sua cópia do QT.

Para mais informações, veja a secção de instalação desta documentação.

A base de dados poderá ser localizada na mesma máquina que o &kword; ou em qualquer computador que esteja acessível através da rede do seu computador ou na Internet.

Para poder usar a base de dados, deverá conhecer as seguintes informações:

- Nome da base de dados

- Nome da máquina/endereço IP do computador em que se encontra a base de dados

- O endereço do porto na máquina indica que oferece o acesso de SQL

- Um utilizador válido para a base de dados

- Uma senha válida para o utilizador

Se tiver toda esta informação à mão, está pronto para prosseguir.

A utilização de uma base de dados para criar documentos personalizados é um processo em três passos:

1. Ligue-se à base de dados e seleccione a sua pesquisa.

2. Introduza os campos de junção para dizer ao &kword; onde inserir a informação da base de dados.

3. Imprima os documentos personalizados.

### Localize a base de dados e pesquise os registos.

Para começar, seleccione a opção Ferramentas Configurar a Junção de E-Mail... do menu. Irá aparecer uma janela.

Carregue em Abrir um Existente.... Irá aparecer outra janela pequena.

Seleccione a Fonte de QT-SQL e depois em OK. Irá aparecer uma nova janela.

Indique o &URL; ou o endereço IP do computador que contém a base de dados no campo de texto Nome da máquina:.

Seleccione o controlador QMYSQL3 na lista chamada Controlador:.

Indique o nome da base de dados que lhe foi fornecida no campo de texto Nome da base de dados: e um utilizador no campo Utilizador:.

Se o acesso à base de dados for feito através de um porto que não seja o predefinido, indique esse número de porto no campo Porto:.

Se for usar esta base de dados noutras alturas, poderá carregar no botão Manter a configuração.... O &kword; irá pedir um nome descritivo.

Quando quiser repor esta configuração noutras sessões futuras, basta seleccionar o nome descritivo na lista na parte superior esquerda da janela.

Quando toda a informação estiver correcta, carregue em OK. O &kword; irá pedir-lhe uma senha para essa base de dados. Indique a senha no campo de texto e carregue em OK.

O &kword; irá agora perguntar se você deseja substituir a sua fonte de dados actual com a fonte que seleccionou. Carregue em Sim.

Está agora ligado à base de dados. Poderá agora seleccionar os dados da base de dados. Esta janela irá reaparecer.

Carregue em Editar a Actual.... Irá aparecer outra janela.

Esta janela está desenhada para o ajudar a introduzir e a testar a sua pesquisa na base de dados. A janela está dividida em três secções: a informação da base de dados, a informação da pesquisa e a linha da dita pesquisa.

A secção da informação da base de dados chama-se Informação e consiste em duas listas. A lista da esquerda (Tabelas disponíveis:) dá-lhe uma lista com todas as tabelas na base de dados actual. Seleccione a tabela desejada na lista, carregando no nome da tabela com o &LMB;. Irá aparecer uma lista com todos os campos disponíveis dessa tabela na lista do lado direito.

A linha da pesquisa é um campo de texto localizado perto do fundo da janela, chamado Pesquisa:. Basta escrever a sua pesquisa de SQL neste campo de texto e carregar em Executar. O &kword; irá pesquisar a base de dados e devolver a pesquisa indicada, sob o formato de uma tabela, na área de Resultado da Pesquisa. Poderá alterar ou editar a sua pesquisa no campo da mesma e, em qualquer altura, carregar em Executar, para que os novos resultados da pesquisa apareçam.

O &kword; não limita os textos das suas pesquisas. Estas poderão ser simples e intuitivas:

`select * from Clientes`

Como complexas, com várias tabelas:

`select Clientes.PrimeiroNome, Clientes.UltimoNome, Clientes.Endereco, dados.DataNascimento, dados.CorOlhos from Clientes, dados where dados.PrimeiroNome=Clientes.PrimeiroNome and dados.UltimoNome=Clientes.UltimoNome`

Se carregar em Configuração, poderá ligar-se a uma base de dados diferente.

Quando tiver a pesquisa correcta no campo de texto Pesquisa:, carregue em OK para seleccionar essa pesquisa.

Isto levá-lo-á de volta para a janela principal de junção de e-mail.

Carregue em Fechar.

Agora que seleccionou a sua pesquisa de dados, é a altura de inserir os campos de junção no documento. Carregue aqui para continuar.

## Usar um ficheiro do &kspread; como fonte de dados

O &kword; pode usar os dados num documento do &kspread; para personalizar os documentos.

Para poder usar estes dados, só precisa de saber a localização do documento do &kspread; e o número da folha de trabalho (página) onde se encontram os dados.

A utilização de um documento do &kspread; para criar documentos personalizados é um processo em três passos:

1. Seleccione o ficheiro em que os dados se encontram.

2. Introduza os campos de junção para dizer ao &kword; onde inserir a informação da base de dados

3. Imprima os documentos personalizados.

### Seleccione o ficheiro que contém os dados.

Para começar, seleccione a opção Ferramentas Configurar a Junção de E-Mail... do menu. Irá aparecer uma janela.

Carregue em Abrir um Existente.... Irá aparecer outra janela pequena.

Seleccione a Fonte da Tabela do &kspread; na lista Fontes disponíveis: e carregue em OK. Irá aparecer uma nova janela.

Indique o &URL; ou o nome do ficheiro do &kspread; no campo de texto URL:. Poderá escrever directamente o nome do ficheiro no campo de texto ou carregar no botão com a pasta azul e usar a janela de selecção de ficheiros para escolher o ficheiro do &kspread;.

Logo que tenha seleccionado o documento do &kspread;, a lista Número da página: mostrar-lhe-á todas as páginas ou folhas de trabalho disponíveis no documento do &kspread;. Seleccione a página (ou folha de trabalho) que contém os dados de junção de e-mail.

Quando toda a informação estiver correcta, carregue em OK. O &kword; irá pedir-lhe se deseja substituir a fonte de dados actual. Carregue em Sim para prosseguir.

Isto levá-lo-á de volta para a janela principal de junção de e-mail.

Carregue em Fechar.

Agora que seleccionou a sua pesquisa de dados, é a altura de inserir os campos de junção no documento. Carregue aqui para continuar.

## Usar o seu Livro de Endereços do &kde; como fonte de dados

O &kword; poderá usar os dados no seu livro de endereços para personalizar os documentos.

A utilização de itens do livro de endereços para criar documentos personalizados é um processo em três passos:

1. Seleccione as pessoas que deseja incluir na junção de e-mail.

2. Introduza os campos de junção para dizer ao &kword; onde inserir a informação da base de dados

3. Imprima os documentos personalizados.

### Seleccione as pessoas que deseja incluir

Para começar, seleccione a opção Ferramentas Configurar a Junção de E-Mail... do menu. Irá aparecer uma janela.

Carregue em Abrir um Existente.... Irá aparecer outra janela pequena.

Seleccione o 'Plugin' do Livro de Endereços do &kde; na lista Fontes disponíveis: e carregue em OK. Irá aparecer uma nova janela.

A janela consiste em duas listas chamadas Livro de Endereços e Endereços Seleccionados. Ao mover os itens do seu livro de endereços para a lista de Endereços Seleccionados, estará a incluir esses itens no seu documento de junção.

Para adicionar um item, seleccione-o na lista da esquerda com o &LMB;. Depois, carregue em Adicionar.

Para remover um item, seleccione-o na lista da direita com o &LMB;. Depois, carregue em Remove.

Poderá localizar rapidamente os itens se escrever as 2-3 primeiras letras do nome de um item no campo de texto Filtrar em:

Poderá carregar a aplicação completa do livro de endereços se carregar no botão Livro de Endereços....

Poderá também gravar uma lista de distribuição se usar o botão Gravar como Lista de Distribuição.... Para mais informações sobre as listas de distribuição, veja a documentação no Livro de Endereços do &kde;.

Quando tiver seleccionado todos os itens e listas de distribuição que deseja, carregue em OK. O &kword; irá pedir-lhe se deseja substituir a fonte de dados actual. Carregue em Sim para prosseguir.

Isto levá-lo-á de volta para a janela principal de junção de e-mail.

Carregue em Fechar.

Agora que seleccionou a sua pesquisa de dados, é a altura de inserir os campos de junção no documento. Carregue aqui para continuar.

## Usar uma representação interna dos dados em tabelas para criar documentos

Para os conjuntos pequenos de dados, ou quando não tiver de momento uma base de dados que contenha os dados de junção, o &kword; oferece-lhe a hipótese de introduzir os dados directamente no &kword; sob a forma de uma tabela. Esta estrutura de dados interna pode então ser usada para criar documentos com estes dados introduzidos em localizações predefinidas.

O uso de uma representação interna dos dados para criar os documentos personalizados é um processo em três passos:

1. Introduzir os dados no &kword;

2. Introduza os campos de junção para dizer ao &kword; onde inserir a informação da base de dados

3. Imprima os documentos personalizados.

Depois de os dados terem sido criados uma vez, poderá voltar atrás e alterar os dados de acordo com as necessidades, para produzir outro conjunto de documentos personalizados a partir desses dados.

### Introduzir os dados

Para começar, seleccione a opção Ferramentas Configurar a Junção de E-Mail... do menu. Irá aparecer uma janela.

Carregue em Criar um Novo.... Irá aparecer outra pequena janela.

Existe de momento apenas uma opção nesta janela: o Armazenamento Interno. Carregue em OK. Irá aparecer uma janela nova.

Este é um conjunto de registos para criar o seu ficheiro de dados em tabela. Ao longo do topo existe uma barra de ferramentas e a parte principal da janela é um espaço para manter os seus pares de itens/dados.

#### Definir a estrutura da sua tabela de dados

Primeiro que tudo, é necessário adicionar um ou mais itens (campos de junção). Isto é feito ao carregar no botão (Adicionar um item) (o terceiro botão a contar da direita na barra de ferramentas). Irá aparecer uma janela pequena. Escreva um nome descritivo para o seu item na janela (Nome, Morada, Saldo, etc...).

Este é o nome do item, não são os dados que estão contidos nele.

Carregue em OK, para que o item seja adicionado ao conjunto.

Repita este processo até que todos os itens necessários estejam visíveis neste primeiro conjunto.

Se quiser remover um item, basta carregar uma vez com o &LMB; no nome deste e seleccionar a opção (Remover o item).

Esteja mesmo seguro de que seleccionou o nome do item correcto. Logo que tenha dito ao &kword; para remover o item, este e todos os seus dados serão removidos imediatamente. Não lhe será dada a opção de interromper ou reverter o processo, logo que este tenha começado.

#### Inserir os dados na tabela

Agora que a estrutura dos seus dados está definida, poderá introduzir os dados nos seus itens.

No topo da janela, existem 4 botões em torno de um campo incremental. Este campo mostra o número de registo actual. Todos os registos estão numerados pela ordem em que foram introduzidos, a começar no número 1. Poderá usar o campo incremental para ir directamente para o registo desejado ou poderá usar as setas para se deslocar graficamente pela lista de registos.

Botão | Acção
| Ir directamente para o primeiro registo
| Recuar um registo
| Avançar um registo
| Ir para o último registo do conjunto de dados

Para introduzir os dados, basta colocar o cursor no campo de texto à direita do nome do item e escrever os dados. (O &kword; usa o Sem valor como valor por omissão para todos os itens nos registos acabados de criar.)

Para adicionar um registo, carregue no botão .

Para remover um registo, carregue no botão .

Tenha cuidado quando remover registos. Logo que seja apagado, um registo não poderá ser recuperado.

Continue a introduzir todos os dados até que o seu conjunto de dados esteja completo.

Depois de o conjunto estar completo, carregue em OK para gravar as alterações no seu conjunto de dados. Isto irá invocar a janela principal de junção de e-mail:

Carregue em Fechar. Agora é a altura de inserir os campos de junção no documento.

### Introduzir os campos de junção no documento

Agora que o &kword; sabe quais os itens disponíveis na sua base de dados, poderá inserir os campos de junção no seu documento.

Um campo de junção é um elemento de substituição dentro do documento. Este elemento será substituído em cada documento personalizado pelo valor do item para esse registo individual.

#### Inserir um campo de junção

Para inserir um campo de junção, coloque o cursor no local desejado do documento. Seleccione a opção Inserir Variável Junção de E-mail... do menu. Irá aparecer uma lista com os itens disponíveis. Seleccione o item desejado e carregue em OK.

O campo de junção será introduzido na localização actual do cursor. O campo de junção fica rodeado por parêntesis rectos.

Poderá colocar o cursor numa nova posição do documento e inserir outro elemento de substituição. Quando acabar de introduzir elementos de substituição, poderá continuar a imprimir o seu documento.

#### Remover um campo de junção

Poderá remover um campo de junção de duas formas.

- Coloque o cursor no fim do campo de junção e carregue na tecla &Backspace;.

- Coloque o cursor no início do campo de junção e carregue na tecla Delete.

### Antever e imprimir o documento reunido

Logo que tenha introduzido todos os campos de junção que quiser, está prestes a antever e imprimir os documentos personalizados.

#### Antever os seus documentos antes de imprimir

Para antever o seu documento, seleccione a opção do menu Ferramentas Configurar a Junção de E-Mail.... Irá aparecer uma janela.

Carregue em Antever a Impressão.... Você poderá então ver o resultado final dos seus documentos personalizados antes de os imprimir.

#### Imprima os seus documentos personalizados.

Você poderá imprimir os documentos personalizados da mesma forma que imprime os documentos tradicionais. Para mais informações sobre impressões, veja a secção para Imprimir um Documento.