# Serienbriefe

Mit &kword; können Sie Datensätze aus einer externen bzw. internen Datenbank zu nutzen, um personalisierte Dokumente für Ihre Vereinsmitglieder, Kunden und Freunde zu erstellen.

Dieser Abschnitt des Handbuches behandelt alle auf &kword; bezogenen Aspekte im Zusammenhang mit dem Erstellen, Zusammenführen und Drucken von Dokumenten. Nicht behandelt wird:

- Das Erstellen einer externen Datenbank.

- Sicherheitsfragen bezogen auf Datenbanken.

- Ausführliche Informationen zu SQL. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits gewisse Vorkenntnisse in SQL besitzen, wenn Sie eine SQL-Datenbank als Datenquelle nutzen wollen.

- Zugriff auf Netzwerke oder das Internet.

Antworten auf diese Fragen finden Sie im Internet in den Dokumentationen der von Ihnen verwendeten Programme.

Wenn Sie die interne Datenbank von &kword; nutzen wollen klicken Sie hier.

## Verwendung einer externen Datenbank (SQL) zur Erstellung von Dokumenten

&kword; kann zur Erstellung von personalisierten Dokumenten auf die am häufigsten verwendeten Open Source Datenbanken zugreifen.

Um mit SQL auf eine externe Datenbank zugreifen zu können, muss das entsprechende Datenbankmodul der QT-Bibliothek installiert sein.

Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Installation dieser Dokumentation.

Die Datenbank kann sich auf dem gleichen Rechner befinden oder auf jedem anderen Computer, der über Ihr Computer-Netzwerk oder das Internet erreichbar ist.

Zu Verwendung einer Datenbank müssen folgende Informationen bekannt sein:

- Der Name der Datenbank

- Der Rechnername oder die IP-Adresse des Rechners, auf dem sich die Datenbank befindet

- Die Port-Adresse des ausgewählten Rechners, der Zugriff auf SQL ermöglicht

- Ein gültiger Benutzername für die Datenbank

- Das gültige Passwort zu dem Benutzernamen

Wenn Sie alle diese Informationen zur Hand haben, können Sie fortfahren.

Das Erstellen personalisierter Dokumente unter Verwendung einer externen Datenbank erfolgt in drei Schritten:

1. Das Verbinden mit der Datenbank und die Auswahl der Datenbankanfrage.

2. Das Einfügen der Serienbrief-Variablen, um &kword; mitzuteilen, wo die Datenbankinformationen eingefügt werden sollen

3. Das Drucken des personalisierten Dokumentes.

### Das Festlegen der Datenbank und die Anfrage der Datensätze.

Um zu beginnen, wählen Sie aus der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe einrichten... .

Klicken Sie auf Bestehende öffnen.... Es erscheint ein weiterer kleiner Dialog.

In diesem Dialogfeld ist momentan nur eine Option vorhanden ( QT-SQL-Quelle). Klicken Sie auf OK. Es öffnet sich ein neuer Dialog.

Fügen Sie im Eingabefeld Rechername: die &URL; oder IP-Adresse des Computers, der die Datenbank enthält, ein.

Wählen Sie im Auswahlfeld Treiber: den richtigen Treiber aus.

Geben Sie den Namen der Datenbank, die Ihnen die Daten liefert, in das mit Datenbankname: beschriftete Textfeld und einen Benutzernamen in das mit Benutzername: beschriftete Textfeld ein.

Ist die Datenbank über einen anderen als den Standard-Port zu erreichen, geben Sie die Portnummer im Textfeld Port: ein.

Wenn Sie die Absicht haben diese Datenbank öfter zu nutzen, klicken Sie auf Einstellungen speichern. &kword; wird Sie nach einem aussagekräftigen Namen für diese Einstellungen fragen.

Wenn Sie diese Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen wollen, wählen Sie den Namen in dem Auswahlfeld, das sich oben links im Dialogfeld befindet, aus.

Sind alle Angaben vollständig, klicken Sie auf OK. &kword; wird Sie nach dem Passwort für diese Datenbank fragen. Geben Sie das Passwort in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK.

Dieses Dialogfeld wird nochmals erscheinen.

Klicken Sie auf Aktuelle bearbeiten.... Ein weiterer Dialog erscheint.

Dieser Dialog wurde entwickelt, um Sie bei der Eingabe und dem Testen von Datenbankanfragen zu unterstützen. Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt: Datenbankinformationen, Anfrageinformationen und Anfragezeile.

Der mitInformation beschriftete Abschnitt Datenbankinformationen, besteht aus zwei Kombinationsfeldern. Das linke Kombinationsfeld (Verfügbare Tabellen) gibt Ihnen einen Überblick über alle in der aktuellen Datenbank verfügbaren Tabellen. Wählen sie mit Hilfe der linken Maustaste die gewünschte Tabelle aus der Liste aus. Nun wird im rechten Kombinationsfeld eine Liste aller verfügbaren Tabellenfelder angezeigt.

Die Anfragezeile ist ein Textfeld, das sich unten in dem mit Abfrage beschrifteten Bereich des Dialoges befindet. Geben Sie einfach Ihre SQL-Abfrage in dieses Textfeld ein und klicken Sie auf Ausführen. &kword; wird dann die Abfrage an die Datenbank weitergeben und das Ergebnis im Feld Anfrageergebnis anzeigen. Sie können Ihre Anfrage in der Anfragezeile bearbeiten oder eine neue eingeben. Jedesmal, wenn Sie Ausführen anklicken, erhalten sie das Ergebnis von der Datenbank.

&kword; kennt keine Einschränkung der hier möglichen Anfragen. Sie können einfach sein:

`select * from eMail`

Oder komplexe Anfragen, die mehrere Tabellen einbeziehen:

`select eMail.FirstName, eMail.LastName, eMail.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=eMail.FirstName and data.LastName=eMail.LastName`

Wenn Sie auf Einstellung klicken, können Sie sich an einer anderen Datenbank anmelden.

Wenn Sie die richtige Anfrage im Textfeld Anfrage ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um diese Anfrage auszuwählen.

Hiermit kommen Sie zum Hauptdialog Serienbriefe zurück.

Klicken Sie auf Schließen.

Nachdem Sie Ihre Datenbankanfrage gewählt haben, ist es an der Zeit die Serienbrief-Variablen in das Dokument einzufügen. Klicken Sie hier, um fortzufahren.

## Erstellen von Dokumenten mit einer internen Darstellung der Tabellendaten

Bei kleinen Datenmengen oder wenn Sie zur Zeit keine Datenbank mit den Serienbriefdaten haben, bietet Ihnen &kword; die Möglichkeit die Daten in Tabellenform direkt in &kword; einzugeben. Diese interne Datenstruktur kann dann dazu verwendet werden Dokumente zu erstellen, in denen diese Daten an festgelegten Stellen eingefügt werden.

Das Erstellen personalisierter Dokumente unter Verwendung einer internen Datendarstellung erfolgt in drei Schritten:

1. Die Eingabe der Daten in &kword;.

2. Das Einfügen der Serienbrief-Variablen, um &kword; mitzuteilen, wo die Datenbankinformationen eingefügt werden sollen

3. Das Drucken des personalisierten Dokumentes.

Stehen die Daten zur Verfügung, können Sie diese nach Belieben ändern und weitere personalisierte Dokumente aus diesen Daten erstellen.

### Geben Sie die Daten ein

Um zu beginnen, wählen Sie aus der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe einrichten... .

Klicken Sie auf Neu erstellen.... Es erscheint ein weiterer kleiner Dialog.

Im Dialog Intern speichernist zur Zeit nur eine Option vorhanden. Klicken Sie auf OK. Es erscheint ein neuer Dialog.

Hierbei handelt es sich um eine Karteikarte für die Erstellung der Tabellendaten. Oben befindet sich eine Werkzeugleiste, der Hauptteil des Dialoges enthält den Platz für Ihre Serienbrief-Variable/Daten-Paare.

#### Das Festlegen der Struktur der Tabellendaten

Zuerst müssen ein oder mehrere Einträge (Serienbrief-Variablen) eingefügt werden. Das wird mit einem Klick auf den Knopf (Eintrag hinzufügen) (der Dritte von rechts auf der Werkzeugleiste) erledigt. Darauf erscheint ein kleiner Dialog. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Serienbrief-Variable in das Dialogfeld ein (z. B. Name, Adresse, Zahlungseingang, u.s.w...).

Dies ist für den Namen der Serienbrief-Variablen gedacht, nicht für die darin enthaltenen Daten.

Klicken Sie auf OK und der Eintrag (Serienbrief-Variable) wird der Karte hinzugefügt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle benötigten Einträge auf dieser ersten Karte eingetragen sind.

Wenn Sie eine Serienbrief-Variable löschen wollen, klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf den Namen des Feldes und wählen ( Eintrag entfernen).

Es ist wichtig, dass Sie sehr sicher sind, dass Sie die richtige Serienbrief-Variable ausgewählt haben. Wenn Sie &kword; einmal angewiesen haben, diese zu löschen, wird die Serienbrief-Variable sowie alle Daten darin gelöscht. Es gibt keine Möglichkeit den Löschvorgang anzuhalten oder rückgängig zu machen, wenn er gestartet wurde.

#### Eingabe der Daten in die Tabelle

Nachdem die Struktur Ihrer Daten definiert ist, können Sie Ihre Daten in die Einträge eingeben.

Oben im Dialog sehen Sie vier Knöpfe, die ein Drehfeld umgeben. Das Drehfeld zeigt die Nummer des aktuellen Datensätzes an. Alle Datensätze werden in der Reihenfolge, in der sie eingefügt wurden, durchnummeriert, beginnend mit Nummer 1. Sie können das Drehfeld dazu verwenden direkt zum gewünschten Datensatz zu springen oder die Pfeile benutzen, um sich durch die Liste der Datensätze zu bewegen.

Knopf | Aktion
| Direkt zum ersten Datensatz gehen
| Einen Datensatz zurückgehen
| Einen Datensatz nach vorne
| Zum letzten Datensatz im Datenbestand gehen

Zur Dateneingabe platzieren Sie den Cursor in das Textfeld rechts neben den Namen des Eintrags und geben die Daten ein. (&kword; verwendet kein Wert als Standardwert für neu erstellte Datensätze.)

Um einen Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Knopf .

Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf den Knopf .

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Datensätze löschen. Einmal gelöscht, kann der Datensatz nicht mehr wiederhergestellt werden.

Fahren Sie weiter fort Ihre Daten einzugeben, bis der Datenbestand vollständig ist.

Nachdem Ihr Datenbestand vollständig ist, wählen Sie OK, um die Änderungen zu speichern. Es erscheint der Dialog Hauptdialog für Serienbriefe:

Klicken Sie auf Schließen. Es ist jetzt an der Zeit die Serienbrief-Variablen in das Dokument einzufügen.

### Das Einfügen der Serienbrief-Variablen in das Dokument

Nachdem &kword; jetzt die Felder Ihrer Datenquelle kennt, können Sie die Serienbrief-Variablen in Ihr Dokument einfügen.

Eine Serienbrief-Variable ist ein Platzhalter innerhalb des Dokuments. Dieser Platzhalter wird in jedem personalisierten Dokument durch den Inhalt der Serienbrief-Variablen im betreffenden Datensatz ersetzt.

#### Das Einfügen einer Serienbrief-Variablen

Um eine Serienbrief-Variable im Dokument einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Wählen Sie in der Menüleiste Einfügen Variable Serienbrief.... Eine Liste mit allen verfügbaren Einträgen wird sichtbar. Wählen Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf OK.

Die Serienbrief-Variable wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Die Serienbrief-Variable steht in Klammern.

Sie können jetzt den Cursor an einer anderen Stelle im Dokument platzieren und einen anderen Platzhalter einfügen. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie Ihr Dokument ausdrucken.

#### Das Löschen einer Serienbrief-Variablen

Platzieren Sie dazu den Cursor am Ende der Serienbrief-Variablen und drücken Sie die Rückwärts-Taste. Die Serienbrief-Variable wird vollständig gelöscht.

### Vorschau und Ausdruck des Serienbrief-Dokumentes

Wenn Sie alle gewünschten Serienbrief-Felder, können Sie die Serienbrief-Dokumente in der Vorschau betrachten und ausdrucken.

#### Verwenden Sie die Dokumentvorschau, bevor Sie das Dokument ausdrucken

Um eine Vorschau Ihres Dokuments zu erhalten, wählen Sie in der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe konfigurieren.... Es erscheint ein Dialog.

Wählen Sie Druckvorschau. Sie werden nun die aktuelle Vorschau Ihres personalisierten Dokuments sehen können bevor Sie es ausdrucken.

#### Drucken Sie Ihre personalisierten Dokumente.

Personalisierte Dokumente werden auf die gleiche Weise wie normale Dokumente gedruckt. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Ein Dokument drucken.